Email doanh nghiệp theo tên miền riêng không chỉ là công cụ giao tiếp mà còn là yếu tố xây dựng thương hiệu và gia tăng độ tin cậy với khách hàng. Hiện nay, hai dịch vụ phổ biến nhất được doanh nghiệp Việt Nam sử dụng là Google Workspace (trước đây là G Suite) và Zoho Mail.
Vậy làm thế nào để bạn cài đặt email doanh nghiệp nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước cài đặt email doanh nghiệp với cả Google Workspace và Zoho Mail một cách đầy đủ và chi tiết.
Email Doanh Nghiệp Là Gì? Vì Sao Doanh Nghiệp Nên Sử Dụng?
Email doanh nghiệp là loại email có đuôi theo tên miền riêng, ví dụ như: ten@tencongty.com, thay vì địa chỉ thông thường như ten@gmail.com. Việc sử dụng email theo tên miền giúp:
✅ Tăng tính chuyên nghiệp và tin cậy
✅ Đồng bộ dữ liệu, dễ quản lý nhân sự
✅ Quảng bá thương hiệu qua mỗi email gửi đi
✅ Tăng tỷ lệ vào inbox, hạn chế rơi vào spam
✅ Bảo mật dữ liệu email tốt hơn
So Sánh Google Workspace Và Zoho Mail
| Tiêu chí | Google Workspace | Zoho Mail |
| Nhà cung cấp | Zoho Corporation | |
| Giá khởi điểm | Từ $6/user/tháng | Có gói miễn phí / từ $1/user/tháng |
| Dung lượng email | Từ 30GB đến không giới hạn | Từ 5GB – 50GB |
| Giao diện | Quen thuộc như Gmail | Tùy chỉnh và đa dạng |
| Tích hợp ứng dụng | Google Drive, Meet, Calendar, v.v. | Zoho CRM, Zoho Projects, v.v. |
| Bảo mật & hỗ trợ | Rất cao, hỗ trợ 24/7 | Cao, hỗ trợ qua ticket/email |
| Độ phổ biến | Rộng khắp toàn cầu | Phổ biến ở doanh nghiệp nhỏ và vừa |
Hướng Dẫn Cài Đặt Email Doanh Nghiệp Với Google Workspace
Bước 1: Đăng ký tài khoản Google Workspace
- Truy cập: https://workspace.google.com
- Chọn “Get Started” và nhập thông tin doanh nghiệp.
- Cung cấp tên miền bạn muốn dùng (ví dụ: mimadigi.com).
- Thiết lập tài khoản admin đầu tiên.
Bước 2: Xác minh tên miền
- Google sẽ yêu cầu bạn xác minh bạn sở hữu tên miền.
- Truy cập nhà cung cấp tên miền (GoDaddy, Matbao, PA Vietnam, Tenten…).
- Chọn quản lý DNS ➜ Thêm bản ghi TXT theo hướng dẫn Google.
- Quay lại Google Workspace và bấm Verify.
Bước 3: Cấu hình MX Record
Trong phần DNS, xóa tất cả bản ghi MX hiện có (nếu có).
Bước 4: Truy cập Email
- Vào Gmail tại: https://mail.google.com
- Đăng nhập bằng email vừa tạo (VD: ten@tenmien.com).
- Email đã sẵn sàng sử dụng, đồng bộ với mọi thiết bị.
Hướng Dẫn Cài Đặt Email Doanh Nghiệp Với Zoho Mail
Bước 1: Đăng ký Zoho Mail
- Truy cập: https://zoho.com/mail
- Chọn “Business Email” ➜ Chọn gói Free/Standard tùy nhu cầu.
- Nhập tên miền bạn muốn sử dụng ➜ Tiếp tục tạo tài khoản admin.
Bước 2: Xác minh tên miền
- Zoho cung cấp 3 cách xác minh: TXT, CNAME, hoặc HTML.
- Cách phổ biến nhất là thêm bản ghi TXT vào DNS tên miền.
- Sau khi thêm, quay lại Zoho bấm Verify.
Bước 3: Cấu hình bản ghi MX
Truy cập DNS tên miền ➜ Xóa các bản ghi MX cũ.
Bước 4: Tạo người dùng & đăng nhập
- Tạo email cho nhân viên hoặc bộ phận.
- Truy cập: https://mail.zoho.com
- Đăng nhập để bắt đầu sử dụng email theo tên miền riêng.
Mẹo Quản Lý & Bảo Mật Email Doanh Nghiệp Hiệu Quả
🔒 Bật xác minh 2 bước (2FA) cho tài khoản admin và người dùng.
📊 Thiết lập quyền truy cập cho từng bộ phận.
📥 Tạo email chung cho các phòng ban như sales@, support@.
📌 Tạo bản ghi SPF, DKIM, DMARC để hạn chế giả mạo email.
💾 Sao lưu định kỳ hoặc sử dụng dịch vụ email backup chuyên dụng.
Khi Nào Nên Chọn Google Workspace Và Khi Nào Nên Chọn Zoho Mail?
Chọn Google Workspace khi:
- Bạn cần dung lượng lớn và tích hợp Google Drive, Meet, Docs.
- Doanh nghiệp bạn đã quen dùng Gmail.
- Yêu cầu bảo mật và hỗ trợ cao.
Chọn Zoho Mail khi:
- Ngân sách hạn chế nhưng vẫn cần email theo tên miền.
- Chỉ cần email, không cần tích hợp cloud mạnh mẽ.
- Ưu tiên các công cụ Zoho khác như CRM, HRM.
Dịch Vụ Thiết Lập Email Doanh Nghiệp Tại CÔNG TY TNHH TM DV MIMA
Nếu bạn cảm thấy việc tự thiết lập quá rườm rà hoặc muốn tối ưu mọi bước triển khai, hãy để MIMA hỗ trợ bạn từ A-Z:
✅ Tư vấn giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp
✅ Hỗ trợ xác minh tên miền, cài đặt MX, SPF, DKIM
✅ Cấu hình chuyên sâu trên Google Workspace hoặc Zoho Mail
✅ Đào tạo nhân viên sử dụng hiệu quả
✅ Bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật 24/7
Thông Tin Liên Hệ
CÔNG TY TNHH TM DV MIMA
📍 Địa chỉ: Hóc Môn, TP Hồ Chí Minh
📞 Hotline/Zalo: 0909 035 333
📩 Email: info@mimadigi.com
🌐 Website: https://mimadigi.com
Việc sử dụng email doanh nghiệp không chỉ mang lại sự chuyên nghiệp trong giao tiếp mà còn nâng cao hiệu quả vận hành, marketing và bảo mật nội bộ. Dù bạn chọn Google Workspace hay Zoho Mail, điều quan trọng là thiết lập đúng cách và vận hành hiệu quả. Nếu cần hỗ trợ chuyên sâu, đừng ngần ngại liên hệ MIMA – đối tác công nghệ đáng tin cậy cho doanh nghiệp Việt.
